一文读懂 OFD 文件格式:国产 PDF,关键,重要

来源:IT之家

2020 年 09 月 01 日 , 浙江省宁波市税务局开具出第一张电子专票,这标志着我国增值税发票全面电子化时代拉开了序幕。

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有了电子发票,意味着以后我们将不再需要保存一大堆纸质的发票凭证,特别是如果你做会计行当,会是巨大的方便。

这其中说到,电子专票的格式为 OFD 格式,那么这个 OFD 格式是什么格式呢?今天IT之家就为大家介绍一下。

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首先,OFD 全称叫做 Open Fixed-layout Document,是一种电子文件的格式。

电子文件格式按照保存格式来分类可以分为流式文档和版式文件。

流式文件,通俗来讲就是在传阅过程中可以直接编辑,修改的文件,例如最典型的 Word 文件,在网上传阅时就可能被别人修改,或者在不同版本的 Word 软件和电脑中,打开后的排版可能会出现偏差。

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很显然,这种文件不适合在一些严肃正式的场景下使用,例如商务文档,电子公文以及各种凭证等。

与之相对应的是版式文件。版式文件在传阅过程中不容易被篡改,一般只支持在上面加一些注释或者签名等信息,而且版式文件在不同软件、电脑等终端上打开,排版、内容都是高度一致的,所以版式文档适合应用在一些严肃正式的场合。

举个例子, 就是一种典型的版式文件,我们日常看到各种正式的电子公文、凭证,基本都是 PDF 格式。

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版式文件除了 还有很多种,如写论文经常会遇到的 CAJ 文件、电子书里的 . Mobi 文件等等。

今天我们说的 OFD 文件,就是版式文件的一种,对标的是 ,它最大的特点在于,这是我国自主研发、自主制定的版式文件格式标准。

这个标准,是由工业和信息化部软件司牵头中国电子技术标准化研究院成立的版式编写组制定的国家标准。

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那么问题来了, 用得好好的,我们为什么要自己再做一个 OFD 的文件格式呢?主要出于以下几点原因。

首先就是不统一的问题。目前在国内可使用的版式文件格式包括 、CEB 等在内有不下十种,来自不同厂商和不同的技术,没有统一标准,就会导致不同机构、不同企业之间的文件交流存在阻碍,文件长期存档很困难。

其次,我们知道,在目前办公文档市场上,来自 Adobe 的 无疑占据绝对主流,而在 PDF 阅读工具的市场上,Adobe 旗下的 Adobe Acrobat DC 又以 55.18% 的市占率位于领先地位,国内厂商 Foxit 福昕虽然排名第二,但占有率仅有 1.92%。

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这背后有一个严重的问题,就是在版式文件技术上,我们目前难以做到自主可控,如果我们想对文档做一些针对国内特殊领域的技术扩展时,就容易受制于外部厂商,或者如果未来 Adobe 停止技术授权,那可能有很多文档遭受损失,产生很多麻烦。

还有一点,就是作为我们自主研发、自主可控的版式文件格式,相比 等其他版式文件,OFD 有一些技术上的优势。

第一,OFD 文档内部采用可扩展标记语言 XML 来描述数据和结构,体积精简,安全开放,易于扩展。

第二,OFD 支持国产加密算法,具有全面的安全保障体系,可防止信息被窃取,并且和数字签名技术结合,可防篡改抵赖,更加安全。

第三,永久可读可用,可对文件长久保存,且可以精准呈现,文件的版式内容在不同场景、设备下都能保持一致性。

第四、支持直接进行文件归档的一系列处理。

这些优势总结起来,就是在 基础上加入了许多基于我国社会发展需要的应用场景功能。

基于上述原因,在国内使用、推广自主研发、自主可控的版式文件格式文档实属非常必要且急迫的事情,OFD 的诞生就是在践行这个使命。

事实上,从 OFD 诞生到今天,我国对 OFD 标准格式的推广也在逐步推进过程中。

2016 年 10 月 14 日世界标准日,国家标准化管理委员会正式批准发布了基于自主技术的 OFD 国家标准(GB/T 33190-2016)。

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2016 年 12 月,国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会批准发布的《党政机关电子公文格式规范》中明确要求 “电子公文的承载格式为 OFD”。

2018 年 11 月,国家市场监督管理总局、国家电子文件管理部际联席会议办公室联合发布的《电子证照系列国家标准》中明确规定 “电子证照使用 OFD 格式”。

2020 年 01 月,国家税务总局发布的《关于增值税发票综合服务平台等事项的公告》(国家税务总局公告 2020 年第 1 号)中,明确指出 “增值税电子普通发票版式文件格式为 OFD 格式”。

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接着我们就看到文章开头所说的事件,今年 09 月 01 日,浙江省宁波市税务局开具出了第一张电子专票,采用的就是 OFD 的格式。

目前 OFD 版式文件格式还处在初步的推广、普及时期,2016 年 11 月,在北京举行的电子文件管理推进联盟成立大会暨第一次会员代表大会上,就对 OFD 标准的推进和应用做了具体的规划,当时已经有 60 余家企业或机构成为联盟的首批会员,并在未来开发符合或支持 OFD 标准的产品。对着推进工作的越来越深入,以及时间、数量的逐渐积淀,相信不久的未来,OFD 标准的版式文件会在越来越多的场景中被应用。

目前国内支持或推进 OFD 的厂商中,比较出名的有福昕、点聚、数科网维(被金山办公收购)等企业。其中福昕和数科网维都是 OFD 标准主要编制成员之一,点聚也是以先锋姿态全力推广 OFD 国家标准的代表企业,他们都能够提供 OFD 版式文件的系列化产品与整体的版式技术应用解决方案,即除了有 OFD 阅读器、生成器等,更有签章、批签、电子发票等应用场景的一系列解决方案。

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那么对于普通消费者的我们,具体如何生成、打开、使用 OFD 文件呢?IT之家在这里也做一个简单的介绍。

首先,由于目前《WPS》和《Microsoft Word》都没有直接将一份 Word 文档转化为 OFD 文件的功能,所以如果我们需要将普通的 Word 文档转化为 OFD 文件,需要借助他法。

大家可以在搜索引擎中搜索 “永中 DCS 文档在线预览”,在预览页面选择 “示例”,然后选择 “Any2OFD”,上传本地文件后,就可以将 文档导出为 OFD 文件。

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除了这个方法,还有一个比较繁琐一些的,就是先用《WPS》或《Microsoft Word》转化为 PDF 文件,然后在上述企业推出的 OFD 办公软件中导出为 OFD。

那么有了 OFD 后,怎么打开 OFD 文件呢?

上面我们说到的福昕、点聚、数科网维,都有旗下的 OFD 阅读器或办公套件。这里IT之家先以福昕 OFD 版式办公套件为例,下载安装后,可以看到其界面和一般的文档编辑软件差别并不大。

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打开刚才保存的 OFD 文件,打开后,可以看到文件内容显示非常精细,对文档放大缩小,文字、图标的显示也仍然清晰。

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软件顶部的菜单栏,也有可供对 OFD 文档进行一些选择、注释等简单编辑(不改变文档内容和版式)的工具。

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福昕 OFD 的办公套件也可以打开 PDF 文件,然后将 PDF 保存为 OFD 文件,因此IT之家刚才说,大家可以先将 Word 文件保存为 PDF 文件,然后在福昕 OFD 办公套件中转存为 OFD 文件。

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刚才IT之家介绍的都是在 系统桌面端的软件,IT之家发现,目前上述三大企业的相关桌面端套件都是针对 Windows 平台或 Linux 平台,Mac 上目前尚未找到可使用 OFD 文件格式的软件。

而在移动平台,上述三家企业都有推出手机版的 OFD 阅读 App,这里IT之家以 平台的《数科 OFD》为例介绍。

当我们收到 OFD 文件后,只需要选择用《数科 OFD》打开这个文件即可,IT之家测试打开一个 5.8MB 的 OFD 文件速度很快,放大缩小文档界面,也很流畅自然。

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总而言之,目前对于 OFD 版式文件格式来说,核心的功能和体验其实已经具备,更重要的是如何更快速地推广到各个行业领域,使之普及,其中的关键,还是要更快的落地到电子文件的产业的具体生产开发环节中,才能由上而下自然地推进 OFD 文件的普及。

可以预见,PDF 的国产化替代是一个大趋势,只是时间迟早的问题,随着这个趋势的不断推进,会有越来越多的企业加入到 OFD 版式文件的市场中,使用的人变多,就是 OFD 积累影响力的量变过程,直到普罗大众都能够接受 OFD 的版式文件格式,将其作为日常办公生活的通用文件格式,这就是 OFD 使命达成的时刻。

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